Office Manager - Luxembourg - Axis

Axis

Entreprise vérifiée

Luxembourg

il y a 1 semaine

Posté par:

Jean Schmitz

Recruteur de beBee

Description

**Description**

Gestion des bureaux:

- Centralisation : Assurer la centralisation des activités et des ressources pour un fonctionnement efficace du bureau.
- Contrôle des coûts et réduction des achats : Gestion des achats de fournitures de bureau, d'équipements informatiques et de services afin d'optimiser les coûts.
- Gestion des commandes et des consommables : Gérer les commandes régulières de fournitures de bureau et de consommables nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Contacter les fournisseurs : Maintenir la communication avec les fournisseurs et les vendeurs pour les besoins du bureau.

Gestion des espaces communs et participation à l'aménagement du bureau:

- Veiller à ce que les espaces communs soient bien entretenus et propres pour le confort des employés.
- Participer à la planification et à l'aménagement des bureaux afin de maximiser l'utilisation de l'espace de travail.

Soutien à la direction:

- Planification des réunions et des rendez-vous : Organiser l'emploi du temps de l'équipe de direction, organiser des réunions et gérer leur temps.
- Gestion des agendas : Tenir à jour les agendas de l'équipe de direction afin d'éviter les conflits de calendrier et d'assurer une coordination efficace.

Soutenir et gérer les actions de communication:

- Gestion de la présence sur LinkedIn et du site web : Gérer les activités de communication en ligne pour promouvoir l'entreprise, partager les nouvelles et interagir avec les parties prenantes.

Gestion d'événements:

- Organiser des événements internes tels que des célébrations de Noël ou des activités de Team Building pour renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion.

Gestion des absences et des chèques-repas:

- Gestion des congés et des absences des employés afin d'assurer la continuité des activités.
- Gestion de la distribution des chèques-repas aux employés éligibles.

Gestion des voyages:

- Organisation des voyages d'affaires des employés, en veillant à leur confort et à leur sécurité.

Création et mise à jour des documents et processus internes:

- Participer à l'élaboration et à la mise à jour de documents internes tels que des procédures, des politiques ou des manuels afin d'assurer la clarté et la cohérence des processus au sein de l'entreprise.

**Profile**
- Avoir au moins 2 à 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
- Maîtriser Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Maîtriser le français et l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral (la connaissance de l'allemand et du luxembourgeois est un atout).
- Être très organisé(e), fiable, toujours prêt(e) à aider, autonome et proactif(ve) dans la prise d'initiatives.
- Avoir le sens du détail.